メール対応効率UP！！メール共有クラウド【Mail Dealer】　レビュー

こんにちは、梅雨も明け夏本番がやってきますが、皆さん体調は崩されておりませんでしょうか？
夏になるにつれて仕事終わりのビールの本数が増え続け、妻に少し怒られた長野です。反省だけなら猿でもできる…私は猿以下なのか…？（笑）
とこんな感じの新婚生活を楽しんでいます。

さて、今回私が紹介する内容は弊社でも先月に導入しましたメール共有クラウド【Mail Dealer】についてです。
実際に使ってみて感じたこと、どのように効率UPしたか等を紹介したいと思います。

ネットショップを運営していく上で、電話対応、メール対応等のお客様対応は必ず行われます。
電話対応はその場で完結するものがほとんどですが、メール対応は後回しにも出来ますし空いた時間に返信することもできます。
但し、緊急のメールだったり、お客様が答えを急いでいる内容のメールも存在します。ですのでメールだからと言って後回しにしているとクレームに繋がりショップの評価が下がる場合もあります。
故意に後回しにする方はほとんどいないかと思われますが、見落としていたり他の用事が入り返信を忘れてしまったりとすぐに対応出来ない場合も出てきます。
そんな出来事を無くす為にもメールを見やすく管理することが必要です。それを可能にしてくれるのが今回紹介する【Mail Dealer】です。本当に便利です！！

1. 【Mail Dealer】とは？
2. 便利な機能
• 2-1、ステータス共有
• 2-2、申請・承認
• 2-3、振分け設定
• 2-4、外部システム連携
3. まとめ

　　　　

1、【Mail Dealer】とは？

まず、Mail Dealerとは何かを説明します。
簡単に言いますと、クラウド版のメール管理ソフトになります。
アカウントさえあれば誰でもメールを見れたり、返信出来たりします。
複数人数で共有出来るので、誰が何時どんな対応をしたかすぐに分かります。

メール対応でよくある悩み
・過去の対応履歴がみつからない
・メールの引継ぎでミスが出る
・対応者によって対応品質に差がある
・二重返信や返信漏れが起きる

悩みがあるほど、【Mail Dealer】の便利さに気づけます。

また、【Mail Dealer】にはさまざまな機能があります。
・ステータス共有
・申請、承認
・ユーザー権限
・二重返信防止
・振分け設定
・自動削除
・テンプレート
・外部システム連携　etc.

機能の詳細は公式ページで確認下さい。
【Mail Dealer　公式ページ】

中でも、「ステータス共有」「申請・承認」「振分け設定」「外部システム連携」がかなり便利です。（私の主観ですが…）
弊社も【Mail Dealer】 導入後、かなり効率が良くなりました。

2、便利な機能

上記で記載した便利な機能とは、どう便利なのか説明します。

2-1、ステータス共有

メールを何時受信して、また誰が対応していて、現在どのような状態なのか不透明な事が多い。
→返信スピードが遅れたり、二重返信、返信漏れ等が起こりえる。

その問題がステータスを共有することでほぼクリアになります。
【Mail Dealer】ではメール状態を「新着、対応中、保留中」また「至急、大至急」等のラベルも設定出来、一目で現在の状況を把握出来ます。

2-2、申請・承認

決済や確認のいるメールは転送したり、担当者のPCに足を運ばなければならない。修正があった場合は何度も繰り返す。
→対応のスピードが遅れる、足が疲れる、修正が続くと嫌な気になる。

これも申請・承認機能を使うと、メール送信時に「承認フロー」を組める為、承認者にメールが飛び、そのまま送信やコメント付きで返却も出来る。新人さんの育成には最高の機能ですね。弊社も絶賛活用中！！

2-3、振分け設定

自動配信メールや営業メール、メール対応に必要のないメールも全て見ていて、その中から返信が必要なメールを探す。
→返信スピードが遅れたり、返信漏れ、目が疲れてメールを見るのが嫌になる。

指定した条件でメールの振り分けが出来るため、設定を細かくしていればどれだけ大量のメールが来ようと瞬時に対応出来る。フォルダ設定も併せてしておけば尚良い。この機能が私の中では一番です！目が疲れる事もなくなりましたし、フォルダ内が綺麗なので見ていて嫌な気になりません。（笑）

2-4、外部システム連携

受注システムとメールソフト（アプリ）が連携していない為、メールを開き、受注システムで注文内容を検索・確認し、返信しなければならない。
→受注システムとメールソフト（アプリ）を行ったり来たり時間が掛かるし、間違っていないかの確認で手間が掛かる。

【Mail Dealer】では受注システムとAPIで連携が可能！！弊社では受注システムにネクストエンジンを使っていますが、お客様のメールからお客様の注文情報を開く事が出来る為、行ったり来たりの手間が省けました。すぐにお客様の注文情報を呼び出す事が出来るのでかなり便利です。

この機能だけでもかなり業務の効率化、時短が出来ました。また、漏れやミスも減りお客様満足度も上がりつつあります。
一度使うと元には戻れません。（笑）

3、まとめ

私が説明した以外にもまだまだ使い方、便利な機能がありますので、私も色々試して便利な機能をまた紹介します。
システム導入には費用が掛かる為、検討している方も多いかと思われますが、作業効率の向上やお客様満足度の向上が見えるのであれば導入する価値はあると思います。
弊社は社長の判断でシステムを導入しておりますが、本当に感謝しています。時間の掛かっていた業務が驚くほど改善され効率がUPしています。
今回紹介した【Mail Dealer】の費用等は公式ページに載っていますので、少しでも気になった方は一度目を通してください。一緒に業務の効率化を目指しましょう！！それではまた。

【Mail Dealer　公式ページ】