テレワークで使いたいおすすめツール。

こんにちは。デザイナーの真琴です。
「新型コロナウイルス」の影響で弊社も一部テレワークが導入されました。
商品の出荷などの現場にいないとできない業務があるので、完全テレワークとはいかないものの日によっては40％の出勤に抑えれています。

僕自身もいつでもテレワークできるように十数年ぶりに自作PCをRyzen仕様で組んでみましたが、現場でする必要のある業務ばかりでテレワークできていません(笑)

今回は、話題の「テレワーク」を実施するタイミングで導入すると便利なツールを紹介していきます。

1. テレワークのメリット・デメリット
2. リモートツール【TeamViewer】
3. チャットツール【チャットワーク】
4. チャットツール【Slack-スラック-】
5. タスク管理ツール【Trello-トレロ-】
6. まとめ

テレワークのメリット・デメリット

テレワークのメリットとデメリットなのですが、今回は従業員サイドの部分だけです。

メリット

• 通勤時間が「０」
• 外に出ないので朝の準備時間が削減できる
• 通勤時間の分だけプライベートな時間として有効活用できる

• 業務に集中できる
• 突発的な業務が入ってこないので、自分の業務に集中できる

• 育児との両立が可能
• 家を空ける必要がなくなるので子どもが家に居ても安心して仕事ができる※子どもがある程度大きくなってることが前提です

デメリット

• コミュニケーション不足
• オフィスで机を並べて仕事をしている時とは違い、ちょっとした相談や雑談といった日常的なコミュニケーションがなくなってしまう
• ちょっとした指示でもチャットツールなどを用いて連絡しないといけない

• 時間管理・自己管理がしにくい
• オフィスとは違い周りの目がないので、仕事とプライベートの線引きが緩みがちになってしまう

• 評価基準が結果だけ
• 突発的なトラブルでスケジュールが狂ったり、想定より工数のかかる業務で苦労したり悩んだりしている過程が上司には見えないので結果だけで評価しないといけなくなる。

個人的な感想にはなりますが、弊社的にはデメリットの方が多いです。
対面でのコミュニケーションがなくなってしますため、業務の進捗管理やコミュニケーションがうまくいかず、結果として生産性が低下する場合があります。
デメリットが多いと不満ばかり言ってられる状況ではないので、そのな状況でも効率よく従来どおりに業務が行えるようにするために便利なツールを紹介していきます。

リモートツール【TeamViewer】

TeamViewerジャパン株式会社が運営する、リモートアクセスツール。 https://www.teamviewer.com/ja/
オフィスに置いてあるPCに自宅や外出先からリモートで操作が可能になるツール。

特徴

1. 操作と設定がカンタン
2. 在宅ワーク用のPC設定に変更する必要がない
3. チャットも可能
4. ファイルの送受信も可能

主な機能

• 遠隔でPCの操作が可能

パソコンのデスクトップ画面をほかのパソコンに転送し、転送先のパソコンからキーボード操作・マウス操作をすることができる機能
オフィスのPC(ホスト)側に接続されているプリンターなどの外部接続機器も操作可能です。

• webミーティング

画面共有しながらの通話で複数人とミーティングが、可能になります。※使い勝手的にはZOOMの方が良い場合があります。

費用

個人利用なら無料なのですが、商用の場合下記のように費用がかかります。

詳細な説明や問い合わせは公式ページにてお願いします。 https://www.teamviewer.com/ja/buy-now/

チャットツール【チャットワーク】

Chatwork株式会社が運営する、チャットツール。
https://go.chatwork.com/ja/
ビジネス特化されたチャットツールです。弊社でも3月末まで約2年間利用していました。

特徴

1. 気軽に連絡がとれる

LINEのようにチャット形式なので、気軽にコミュニケーションを取ることができますし、リアクション機能や返信機能など馴染みやすい機能が豊富。

2. スマホアプリで外出先からも確認可能

iosとAndroid両方のアプリがあるので、出先からの連絡も手軽に行なえます。

3. 既読機能がない

メリットにもデメリットにもなる場合がありますが、見ちゃったけど今手が離せないから後で返信なども可能なので、作業に集中しやすくなります。

主な機能

• グループチャット


個人チャットはもちろん、プロジェクト毎などの用途別にグループを作成してのグループチャットが可能なので、メッセージ内容の把握も容易です。

• タスク管理


いつまでに・誰が担当で・なにをするとタスクに保存することができます。また対象となっているチャットを開いて確認しなくても『タスク管理』で現在の未完了タスクを一括で確認することができます。また期限切れや本日期限・1週間以内の期限などに表示させることも可能なので仕事の優先順位付けが楽になります。

費用

『フリー』プランだとグループチャットが14個までしか作れない
ビジネスで使用するとなるとやはり同じ業務をしているチームとのやり取りが多くなります。個々にチャットを送るのはありえないでしょう。ともなるとグループ内での情報共有をしたくなります。
しかし、フリープランではこのグループが14までしか作れないというデメリットがあります。
14個以上作りたい場合は、『パーソナル』プラン以上の契約が必要になります。
詳細な説明や問い合わせは公式ページにてお願いします。 https://go.chatwork.com/ja/price/
チャットワークについて過去にも記事を書いてますので、興味のある方はそちらもチェックしてください。

高機能チャットツール【チャットワーク】

チャットツール【Slack-スラック-】

Slack Technologiesが運営する世界的にも有名なチームコミュニケーションツールです。
チームでのプロジェクトに特化したチャットツールです。弊社では4月から導入して毎日使ってます。

特徴

1. 気軽に連絡がとれる

チャットワーク同様にチャットツールなのでメールと違いコミュニケーションが取りやすいです。

2. 他のツールとの連携が可能

例えば、グーグルカレンダーとの連携で予定の共有ができたり、タスク管理ツール等を入れてSlackで通知を流すことが可能になります。

3. カスタマイズ性が高い

オリジナルの絵文字を作って入れたり、Botを利用できたりと自分好みにカスタマイズすることが可能になります。

主な機能

• チャット

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用できるなど、様々な機能を使うことができます。

グループチャットで個別にスレッドを立てることができるので複数の話題が混ざり合って意味がわからなくなったりすることを避けられます

• アプリの導入

チームに合ったアプリを導入することで、より効率よくコミュニケーションをとることができます。
弊社では「Simple Poll」というみんなにアンケートをとるアプリを使ったりしています

費用

フリープランでも利用可能ですが、検索メッセージが10,000件に制限されたり、アプリが10個までと制限があります。
フリープランでも Slack の基本的な機能は利用できます。
弊社で1ヶ月間使ってみての感想はフリープランでも問題ないと思ってます。

詳細な説明や問い合わせは公式ページにてお願いします。 https://app.slack.com/plans/TUAHKMGDC/

タスク管理ツール【Trello-トレロ-】

アトラシアンが運営するどんなチームにも最適。タスク管理ツールです。https://trello.com/
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスクが管理できるツールです。
直感的に誰でもタスク管理ができることから、まずはタスク内容の共有から始めたい場合には有効なツールです。

特徴

1. 直感的な操作性

付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。

2. タスクの進捗が管理しやすい

タスクをカードのように並べ、ドラッグ＆ドラッグでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすいです。

主な機能

• タスク管理


カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。

費用

基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加（無料プランは10MBまで）させたり、権限機能を付けるには、有料プラン（$9.99/月（1人）〜）の契約が必要になります。

詳細な説明や問い合わせは公式ページにてお願いします。 https://trello.com/pricing

まとめ

いかがでしたでしょうか？

それぞれのツールが特徴を持っているため、普段の業務や働き方によって、合うツール合わないツールがあると思います。

テレワークの導入を検討されている方は、是非今回ご紹介させていただいたサービスを色々と試してみていただき、自社に合うツールを見つけていただけると嬉しいです！