ECショップ業務（作業）の効率化に必要な事

こんにちは、新年度に入りオフィスの移転や結婚式場探しでバタバタとしておりました長野です。
先日ようやく結婚式場が決まり、ホッとしたものの中々実感が湧かず、むしろこの先どうするの？感が強い今日この頃です。

さて、今回のブログの内容はECショップを運営している店舗様の業務（作業）の効率化に必要な事を私目線ですがお話します。
と言うのも新しいオフィスへ引っ越してきて、今までと違う環境になった事で、より効率的に業務をするにはどうしたら良いか？と言うことを毎日のように考えてしまいます。
今までも自分の中では効率よく業務出来ていたと思っていましたが、環境が変わることで視点も変わり、見えなかった事が見えるようになりました。
一概に皆さんに当てはまるかどうか分かりませんが、何か気付く事があれば幸いです。

1. 在庫の整理整頓
2. 業務のマニュアル化
3. 優先順位の確立
4. まとめ

　　　　

1、在庫の整理整頓

まず初めに必要な事は整理整頓です。
在庫がどこにあるか分かりやすく、見つけやすい保管方法が一番です。
例えば、棚事に番号をつけて、この棚には何があるか、誰が見ても分かりやすく表示する事が出来れば間違いありません。
自分一人だけが全てを把握していても、他の人にお願いしたときに探すのに時間がかかってしまうので、皆で共有出来、誰が探してもすぐに見つけられる。そんな整理整頓の仕方が最も良い方法です。
弊社も以前はランダムに棚や在庫を保管していましたので、普段ピッキングする担当者以外は探すのに苦労しました。決められたスペースの中で難しい事もあるかと思われますが、簡単なルールや配置を考えれば少ないスペースでも十分効率良く業務をすることが出来ます。
整理整頓はわかっていても出来ていない事が多いので、現状の見直しに時間を費やし、きちんと整理整頓することで業務の効率化、時短が出来るとかと思います。
面倒と言わず一度行って見てください。

2、業務のマニュアル化

整理整頓が終われば、現在やっている業務を簡単にマニュアル化します。
難しく考えず普段やっている業務を一旦、ノートに書き出して下さい。（PCメモでも構いません）
そうする事によって自分にしか出来ない業務、誰にでも出来る業務が把握出来ます。自分にしか出来ない業務は一旦無視します。ここで言いたいのは、誰にでも出来る業務の誰にでも出来るやり方、方法を作ると言うことです。
大多数の人は教えられた事を教えられた方法でやり遂げます。それは悪い事ではなく、立派な事です。しかし、教えられなければやりません。ですので、誰にでも出来るマニュアルを作り任せられるところはお願いします。
今まで時間がなく、新しい事に手が付けられなかった事やチャレンジしようと思っていた事に時間を費やせるようになり、更に業務を効率良く進める事が出来ると思います。
※注意…面倒なので他の人にお願いする、特に何もないのに他の人にお願いする等の行為は反感を買う原因となりますので注意しましょう。自分の考えを伝え、業務を任せる事が大切です。

3、優先順位の確立

私は業務の効率化に最も大切な事は、優先順位の確立だと思っています。
私は普段の業務に細かく優先順位を付けています。
と言うのも1日の業務の中でどうすれば上手くスムーズに業務を行えるか、何から手を付けてどの順番で行うか、無駄な時間はないか、1、2分の違いでも積み重なれば大きな時間になります。
まず午前中の動きを自分で順位をつけます。毎日同じではないので、午前中の業務が終わったら午後からの動きに順位をつけ、出来る限りその通りに進めます。もちろんイレギュラーな業務や急ぎの業務が入ってくれば順位は変わります。臨機応変に対応しましょう。
私が順位つけで気をつけているところは、一人で出来る業務は出来る限り後回し。全体業務から優先的に順位をつけます。自分が遅れたせいでその後の業務をする人も全て遅れてしまうからです。
優先順位は自分で決める事ですが、周りの人の事を考え、おもいやりを持って考えて下さい。自分本位に考えてしまうとこれも反感を買う原因となります。

順位のつけ方がわからない場合は周りの人に聞きましょう。「自分はこう思うけど、どうかな？」等話しをすれば自ずと見えてくるかと思います。
偉そうな事を言っていますが、私も完璧ではありません。間違っている事もあると思います。
ただ、こう言った事を考えながら業務をすることは悪いことだとは思っていません。押し付けではなく、考えながら過ごす事で成長を得られると思っています。

少し話を脱線させます。

トップセールスマンと言われている人達に共通する事柄です。
この人達は明確な目標を立て、目標から逆算し今何をしなければいけないか、を綿密に計画します。
例えば車のセールスマンで年に100台売りたいと目標を立てると、月に何台売れば良いのか、週に何台、1日に…
と言うふうに細かく逆算していきます。
それでもって車を売るためには何が必要なのか、何気ない会話で相手の心を掴むも良し、商品知識を完璧にしどんな質問にも答えられるようになるのも良し等、人によって違いはあると思いますが全て綿密な計画に沿っての方法です。
と言うことは、今自分は何をしなければいけないのか、しっかりと優先順位を把握していることにも繋がります。

話を戻します。

優先順位を確立することによって業務の効率化だけではなく、売上やモチベーションにまで影響が及ぶと言うことになります。

4、まとめ

私もまだまだ未熟で全ては出来ておりませんが、少しずつでも成長していけるよう普段から考え行動しています。
その時その時で状況は変わりますが、出来るだけ効率良く、そして余った時間を他に使えるよう努力しましょう。少しの事からでも取り組み方を変えてみると、色んな気付きが出てくると思いますので、皆さんも思った事は一度お試し下さい。
それではまた。